Partnerzy:

samorządy/poradnik dla samorządów lokalnych

Zarządzanie programem

A. Poszukiwanie zasobów do realizacji programu

Realizacja programów w zakresie profilaktyki i promocji zdrowia wymaga planowego, uporządkowanego działania zespołu ludzi. Nawiązanie współpracy z partnerami służy powiększeniu zasobów, którymi będziemy dysponować. Mówimy tu o zasobach ludzkich, finansowych, potencjale wiedzy, kontaktach. Podstawową zasadą doboru ludzi do współpracy jest ich przekonanie do zasadności przedsięwzięcia i dobrowolność udziału.

Szukając wsparcia przy realizacji projektu dotrzemy do 2 kategorii potencjalnych uczestników:

• partnerów, którzy włączą się w realizację od strony merytorycznej, organizacyjnej bądź finansowej;
• sponsorów, którzy zaakceptują ideę naszego przedsięwzięcia i wyrażą to poprzez wsparcie finansowe
  bądź rzeczowe, ale nie włączą się w organizację i realizację projektu.

Przy poszukiwaniu i budowaniu grupy, która zaangażuje się w realizację projektu korzystne jest stworzenie
banku danych potencjalnych partnerów i sponsorów. Mogą to być:

• samorządy miast, gmin, powiatów lub województwa,
• stacje sanitarno-epidemiologiczne,
• wojewódzkie centra zdrowia publicznego,
• sektor zdrowia – przychodnie, szpitale, apteki,
• placówki edukacyjno-opiekuńcze: szkoły różnych szczebli, przedszkola, ośrodki wychowawcze, wyższe uczelnie, kuratoria oświaty,
• organizacje pozarządowe działające w obszarze zdrowia,
• lokalne media,
• sektor kultury: kina, teatry, domy kultury
• sektor biznesu np. firmy farmaceutyczne, producenci żywności, odzieży sportowej, firmy transportowe,
  drukarnie,
• związki wyznaniowe,
• wolontariusze.

Przy nawiązywaniu kontaktów można wykorzystać drogę formalną, poprzez napisanie listu z propozycją współpracy i prośbą o spotkanie w celu ustalenia szczegółów (w przypadku braku odpowiedzi warto zatelefonować i sprawdzić czy list trafił do właściwej osoby). Bardzo cenne są nieformalne kontakty, które upraszczają nawiązywanie współpracy.

Wybór partnerów do konkretnego programu zależy od formy, tematyki, odbiorców, do których chcemy skierować nasze działania. Dobrze jest, gdy w skład grupy wchodzą przedstawiciele różnych sektorów – zapewnia to zróżnicowane spojrzenie na wiele spraw, wykorzystanie doświadczeń osób o różnym wykształceniu i doświadczeniu zawodowym oraz umożliwia różnorodne kontakty. Ta różnorodność lepiej zabezpiecza interesy odbiorców.

Wybór sponsorów powinien być bardzo wyważony, zgodny z ideą naszego przedsięwzięcia. Nie możemy pozwolić sobie na niejednoznaczny wizerunek i postrzeganie naszych działań. Np. producent odżywek dla niemowląt nie jest dobrym sponsorem programu propagującego karmienie piersią.

Partnerzy mogą mieć różne motywacje decydując się na zaangażowanie w realizację projektu i widzą w tym korzyści dla swojej instytucji czy organizacji. Oczywiście głównym motywem jest realizacja celu projektu. Innymi spodziewanymi korzyściami mogą być: dostęp do środków, udział w działaniach wysokiej rangi i o wysokim prestiżu, zdobycie uznania, doskonalenie swoich umiejętności czy nawiązanie nowych kontaktów.

 

B. Podział zadań przy realizacji programu

Podział zadań dotyczy grupy realizatorów bezpośrednich, którzy na okres funkcjonowania projektu tworzą mniej lub bardziej formalną grupę zarządzającą projektem. To oni są odpowiedzialni za organizację, przygotowanie merytoryczne, opracowanie strategii działania, wdrożenie tych działań, ewaluację programu oraz zabezpieczenie środków finansowych na jego realizację.

 

• Określenie zakresu zadania i odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu realizującego program
  pozwoli na stworzenie sprzyjających warunków współpracy i bezkonfliktowych relacji między nimi. Zadania poszczególnych członków mogą wynikać z ich doświadczeń zawodowych, wiedzy merytorycznej, umiejętności organizacyjnych, posiadanych kontaktów. W przypadku formalnych grup czasami warto wspólnie ustalić podział obowiązków, spisać te ustalenia a nawet poprosić o pisemne potwierdzenie przyjęcia na siebie określonych obowiązków. Z jednej strony zabezpiecza to nasze interesy jako realizatorów projektu, a z drugiej – pozwala partnerom zaplanować swoje zaangażowanie w projekt (czasowe lub finansowe) i skoordynować je z innym obowiązkami.
• Trzeba również jasno sprecyzować, kto będzie firmował projekt. Czy dla potrzeb przedsięwzięcia grupa
  realizatorów przyjmie własną nazwę, czy będziemy wymieniać wszystkich partnerów, jeśli nie wszystkich
  – to których? Ważne jest, aby te zasady zaakceptowali wszyscy partnerzy. I konsekwentnie je stosowali.
  Współpraca wielu partnerów powoduje, że tracą oni autonomię i wyłączność na podejmowanie decyzji.

Pozyskani partnerzy mogą się zaangażować w realizację projektu w różny sposób:

• Bardzo cenny jest wkład finansowy. Daje możliwość wykorzystania pozyskanych środków na różne potrzeby związane z realizacją projektu. Decyzję o ich przeznaczeniu może podjąć grupa zarządzająca projektem, choć czasami sponsor zastrzega sobie sposób wykorzystania pieniędzy, np. na materiały edukacyjne, przeprowadzenie badań medycznych, opłacenie personelu, itp.
• Realizacja projektu, a w szczególności jego zasięg, zależy od zasobów ludzkich, którymi dysponujemy. Część zadań możemy sfinansować kupując określone „usługi”, ale przy ograniczonych funduszach warto przeznaczyć środki na zakup niezbędnych materiałów a jak najwięcej działań zrealizować w ramach własnych zasobów kadrowych.
• Równie cenne jest ufundowanie nagród dla laureatów. Może zrobić to sponsor (przeznaczając na to środki finansowe bądź dostarczając nagrodę w naturze i ustalając z organizatorami kryteria jej przyznania), albo jeden z partnerów, np. nagroda burmistrza za pierwsze miejsce w mieście czy nagroda starosty za najlepsze osiągnięcia w powiecie.

• Propagowanie „przesłania programu” czyli docieranie z merytoryczną informacją do jak najszerszego
  grona potencjalnych uczestników. W zależności od rodzaju programu i adresatów mogą w tym
  uczestniczyć placówki służby zdrowia, szkoły, kina, teatry, domy kultury – te wszystkie miejsca, gdzie trafiają potencjalni odbiorcy naszych działań.

• Promocja programu przez osobę znaną w danej społeczności. Taka osoba przyciąga media i zwraca
  ich uwagę na program. Udział znanej osoby może nadać programowi wyższą rangę – skoro „ważna” osoba angażuje się w działanie, to jest to sygnał, że to działanie jest ważne dla danej społeczności.
• Wspaniałym partnerem jest przedstawiciel mediów, który będzie z nami współpracował aktywnie na
  wszystkich etapach projektu.

 

C. Finansowanie programu

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ochrona zdrowia należy do zadań samorządów, zarówno powiatowych, jak i gminnych (Ustawa o samorządzie powiatowym z dnia 5 czerwca 1998 r., Art. 4, ust. 1, pkt. 2 i Ustawa o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r. Art. 7, ust. 1, pkt. 5). Dodatkowo, samorządy powiatowe odpowiadają za zadania z zakresu promocji zdrowia. W związku z tym programy profilaktyczne o zasięgu lokalnym
i ponadgminnym finansowane są już od wielu lat przez jednostki samorządu terytorialnego.

 

Zabezpieczenie środków na realizację programu jest kluczowym warunkiem jego realizacji. Głównym źródłem
finansowania programów inicjowanych przez samorządy lokalne jest budżet miasta/gminy.

• Zabezpieczenie środków w budżecie wymaga wpisania zadania do projektu budżetu na etapie jego tworzenia (wrzesień – październik roku poprzedzającego rozpoczęcie programu).
• Umieszczenie programu w budżecie miasta/gminy pozwoli uzyskać nie tylko zgodę radnych na wydatki,
  ale również poparcie merytoryczne dla planowanego przedsięwzięcia.
• Dyskusja z radnymi na posiedzeniach komisji tematycznych pozwoli przekonać ich o zasadności realizacji
  programu, co może stworzyć przyjazny klimat dla tych działań w społeczności lokalnej.
• Planując wydatki należy umieścić środki na właściwych paragrafach – zgodnych z zaplanowaną formą
  realizacji programu (zakup usług, dotacje, zakup materiałów, wynagrodzenia bezosobowe).

Partnerem programu profilaktycznego może być Narodowy Fundusz Zdrowia. Już na etapie tworzenia programu można zaplanować podział ról, w którym NFZ zapłaci za badania diagnostyczne a samorząd lokalny za np. materiały edukacyjne, druki do dokumentacji, informacje dla pacjentów, materiały reklamowe, listy zapraszające,
itp. Od niedawna Narodowy Fundusz Zdrowia finansuje niektóre programy profilaktyki zdrowotnej, np. profilaktykę jaskry, chorób układu krążenia, raka piersi, raka szyjki macicy czy przewlekłej obturacyjnej choroby płuc. Programy te są jednak, z powodu ograniczonych środków, kierowane do ściśle określonych grup populacji i obejmują jedynie profilaktykę chorób uznanych za najgroźniejsze z punktu widzenia zdrowia publicznego.

Dobrym rozwiązaniem jest zlecenie realizacji programu wybranemu zakładowi opieki zdrowotnej czy innemu podmiotowi. Wybór realizatora zależy od zlecającego, czyli od miasta/gminy. Może się to odbyć poprzez ogłoszenie konkursu dla zakładów opieki zdrowotnej czy organizacji pozarządowych, w zależności od rodzaju programu, który chcemy realizować. Konieczne jest wtedy sformalizowanie tej współpracy poprzez zawarcie umowy, w której określone zostaną zadania i na podstawie której przekazywane będą środki finansowe.

Rozwiązanie to jest korzystne, gdy samorząd nie dysponuje silnymi zasobami ludzkimi, aby samemu zadbać o wszystkie elementy programu. Istnieje jednak niebezpieczeństwo, że wybrani realizatorzy podejdą do wykonania zadania bardzo „mechanicznie”, nie dbając o istotne dla nas szczegóły i modyfikując program (np. od strony organizacyjnej).

Realizację programu mogą wesprzeć sponsorzy.

• Podstawą korzystania z pomocy sponsorów przy realizacji programu jest przejrzystość finansów.
• Gdy głównym realizatorem programu jest miasto/gmina pozyskanie od sponsorów pieniędzy nie jest
  dobrym rozwiązaniem. O wiele łatwiej i korzystniej jest uzyskać pokrycie bezpośrednio przez sponsora
  określonych kosztów programu, np. druk różnych materiałów, ufundowanie nagród, które wręczy sam
  sponsor na imprezie podsumowującej realizację programu, zapewnienie bezpłatnych dla pacjentów badań czy konsultacji lekarskich, które obniżą nasze koszty.

Fundusze zagraniczne

W latach 2005 i 2007 pojawiło się inne źródło umożliwiające pozyskanie środków na zadania związane z profilaktyką zdrowotną, tj. Norweski Mechanizm Finansowy i Mechanizm Finansowy EOG. Priorytet 2.5 Opieka zdrowotna i opieka nad dzieckiem przewidywał m.in. dofinansowanie projektów w zakresie profilaktyki i wczesnego wykrywania chorób cywilizacyjnych. Całkowita alokacja na ten priorytet na lata 2004 – 2009 wynosiła ponad 42 miliony euro. Z uwagi jednak na duże zainteresowanie projektodawców tym priorytetem odstąpiono od planowanego na rok 2008 trzeciego naboru wniosków, a środki przeznaczone na realizację projektów z trzeciego naboru przeznaczono na projekty złożone w roku 2007.

W drugim kwartale roku 2008 planowane jest uruchomienie Szwajcarskiego Mechanizmu Finansowego, przewidującego przekazanie polskim podmiotom w sumie 312 milionów euro na realizację projektów, w tym także programów profilaktyki zdrowotnej. Dotacje kierowane będą gównie do samorządów.

W perspektywie finansowej 2007–2013 przewidziano także dofinansowanie zadań związanych z profilaktyką chorób zawodowych z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach działania 2.3.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Opracowanie kompleksowych programów zdrowotnych. Dofinansowanie otrzymają tu jednak tylko tzw. projekty systemowe, zarządzane przez szczebel centralny.

Pewne możliwości uzyskania funduszy na realizację programów profilaktycznych stwarzają Regionalne Programy
Operacyjne (np. RPO Województwa Łódzkiego w działaniu V.1 Infrastruktura ochrony zdrowia), gdzie przewiduje się m.in. dofinansowanie zakupu wyposażenia jednostek ochrony zdrowia w nowoczesny sprzęt, a w tym nowoczesnej aparatury diagnostycznej dla potrzeb takich programów.

Informacje o funduszach zagranicznych na działania w obszarze zdrowia można znaleźć na stronie internetowej
Biura ds. Zagranicznych Programów Pomocy w Ochronie Zdrowia: www.bpz.gov.pl

Aspekty finansowo–prawne realizacji programów profilaktycznych

Realizacja i finansowanie programów profilaktyki zdrowotnej jako zadań publicznych, zgodnie z ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104) musi uwzględniać podstawowe zasady gospodarki finansowej, według których w szczególności:

• wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
• y zlecanie zadań powinno następować na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.) lub innych przepisów o charakterze szczególnym.

Wybór określonej procedury w tym zakresie zależy od zakresu rzeczowego projektu oraz środków przeznaczonych
na jego realizację, a także od podmiotów zaangażowanych w realizację programu.

Ustawa – Prawo zamówień publicznych jest regulacją nadrzędną, zawierającą zasady, formy i tryb udzielania
zamówień publicznych, a jej przepisy nakazują wybór wykonawcy i udzielenie zamówienia publicznego na
zasadach w niej określonych.

Przy zamówieniach o wartości przekraczającej równowartość wyrażonej w złotych kwoty 14.000 euro (zwłaszcza dotyczących dostaw, usług i robót budowlanych) ustawa ta przewiduje wyłącznie dwa podstawowe tryby udzielenia zamówienia publicznego – przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony, dopuszczając możliwość udzielenia zamówienia w innym trybie tj.: negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę, zamówienia z wolnej ręki, licytacji elektronicznej wyłącznie w przypadku spełnienia przesłanek prawnych określonych w tej ustawie, przy czym wymogi postępowań zostały zróżnicowane ze względu na wartości zamówień.

Do zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro nie stosuje się przepisów ustawy–Prawo zamówień publicznych, z wyjątkiem odpowiednich przepisów od art. 29 do art. 35 tej ustawy, dotyczących opisu przedmiotu zamówienia i ustalenia wartości zamówienia. Wszystkie wyłączenia stosowania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych zostały wskazane w art. 4 i 5 ustawy. Do zamówień tych mają zastosowanie przepisy ustawy o finansach publicznych, w szczególności określające sposób dokonywania wydatków publicznych (celowość, oszczędność, zapewnienie terminowej realizacji zadań) oraz powinności stosowania zasady wyboru najkorzystniejszej oferty.

Realizację programów profilaktycznych przy współudziale organizacji pozarządowych (fundacji, stowarzyszeń) w sferze zadań publicznych dotyczących ochrony i promocji zdrowia regulują przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.).

Współpraca ta odbywa się na zasadach pomocniczości, suwerenności stron, partnerstwa, efektywności, uczciwej
konkurencji i jawności (art.5 ust. 2).

Zlecanie realizacji zadań publicznych może następować w formie:

• powierzania wykonywania zadań publicznych, wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie ich realizacji, lub
• wspierania takich zadań i udzielenie dotacji na dofinansowanie ich realizacji (art. 5 ust. 4), przy czym przekazanie dotacji odbywa się w trybie otwartego konkursu ofert, ogłoszonego przez organ administracji publicznej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem.

Przepisy ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie precyzyjnie określają treść ogłoszenia konkursowego i miejsce jego publikacji (art.13 ), poszczególne elementy oferty (art.14) oraz kryteria oceny ofert (art.15).

Szczegółowe zasady wykonywania zadania, przekazywania i rozliczania dotacji określa umowa sporządzona w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 16).

Organ administracji publicznej kontroluje i ocenia realizację zadania pod kątem efektywności, rzetelności i jakości jego wykonania, prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania oraz prowadzenia dokumentacji wymaganej przepisami prawa i postanowieniami umowy (art.17).

Organizacja pozarządowa potwierdza wykonanie zadania i wykorzystanie środków przeznaczonych na realizację
projektu w sprawozdaniu w terminie 30 dni po upływie terminu, na który umowa została zawarta, przy czym okresem sprawozdawczym jest rok budżetowy (art. 18).

Wzór oferty, ramowy wzór umowy oraz wzór sprawozdania określony został przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej rozporządzeniem z dnia 27 grudnia 2005 r. (Dz. U.Nr 264, poz. 2207). Ustawodawca dopuszcza również możliwość powierzenia zadań w innym trybie niż tryb konkursowy, w przypadku jeżeli dane zadanie można zrealizować efektywniej w inny sposób określony w odrębnych przepisach, w szczególności poprzez zakup usług na zasadach i w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych przy porównywalności metod kalkulacji kosztów i opodatkowania (art. 11 ust. 4).

Wspieranie oraz powierzanie zadań może nastąpić również na zasadach i w trybie ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o partnerstwie publiczno–prywatnym (Dz. U. Nr 169, poz. 1420).

Możliwości w zakresie finansowania programów profilaktyki zdrowotnej daje również ustawa z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. z 2007 r., Nr 14, poz. 89 z późn. zm.) Przy udzielaniu zamówień na świadczenia zdrowotne podmiotom określonym w art. 35 ust. 1 pkt 1–3 ustawy nie stosuje się przepisów o zamówieniach publicznych.

Wyłączenie podmiotowe dotyczy:

– niepublicznych zakładów opieki zdrowotnej w zakresie ich zadań statutowych,

– osób wykonujących zawód medyczny w ramach indywidualnej praktyki lub indywidualnej specjalistycznej praktyki na zasadach określonych w przepisach,

– grupowej praktyki lekarskiej i grupowej praktyki pielęgniarek, położnych prowadzących działalność na zasadach określonych w przepisach odrębnych,

– osób legitymujących się nabyciem fachowych kwalifikacji do udzielania świadczeń zdrowotnych w określonym zakresie lub w określonej dziedzinie medycyny, które dysponują lokalem oraz aparaturą i sprzętem medycznym, odpowiadającym wymaganiom przewidzianym dla zakładów opieki zdrowotnej, oraz spełniających warunki określone w przepisach o działalności gospodarczej.

Podmioty te przyjmując zamówienie zobowiązują się do wykonania zadań w zakresie udzielonego zamówienia,
na zasadach określonych w umowie, a udzielający zamówienie do zapłacenia ze środków publicznych za jego
wykonanie (art. 35 ust. 2).

Umowę o udzielenie zamówienia zawiera się na czas udzielania określonych świadczeń zdrowotnych lub na
czas określony, na podstawie wyników przeprowadzonego konkursu ofert na udzielenie zamówienia (art. 35a ).
Konieczne elementy umowy o udzielenie zamówienia na świadczenia zdrowotne, minimalny czas, na który umowa może być zawarta, oraz tryb ogłoszenia konkursu ofert i sposób jego przeprowadzenia zostały szczegółowo określone w rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 13 lipca 1998 r. w sprawie umowy o udzielenie zamówienia na świadczenia zdrowotne (Dz. U. Nr 93, poz. 592).

Ustawa o zakładach opieki zdrowotnej wskazuje również na możliwość realizacji zadań w zakresie profilaktyki
i promocji zdrowia przez samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej w ramach środków finansowych
(dotacji) przekazywanych im na te cele przez ich organy założycielskie.

Art. 54 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej wykazując źródła finansowania samodzielnych publicznych
zakładów opieki zdrowotnej w ust. 1 pkt 2 stanowi, że „samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej może
uzyskiwać środki finansowe na realizację programów zdrowotnych w rozumieniu przepisów o świadczeniach
opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych i programu Zintegrowane Ratownictwo Medyczne,
w tym na niezbędne do ich wykonania wydatki inwestycyjne lub zakup specjalistycznych wyrobów medycznych,
na podstawie umowy i w zakresie w niej określonym” W myśl art. 55 w/w ustawy zakład opieki zdrowotnej prowadzony w formie samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej może otrzymywać także dotacje budżetowe m.in. na realizację zadań w zakresie zapobiegania chorobom i urazom lub innych programów zdrowotnych oraz promocję zdrowia (ust. 1 pkt.1).

Do warunków i trybu przekazywania środków publicznych, o których mowa wyżej, nie mają zastosowania przepisy o zamówieniach publicznych a szczegółowe warunki ich przekazywania, sposób rozliczania oraz sprawowania kontroli na prawidłowością ich wykorzystania określa rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia1 lipca 2005 r. (Dz. U. Nr 131, poz. 1099 ).

drukuj 

start | pressroom | raport | podsumowanie | badania | deklaracja| galeria | kontakt